AIっぽい文章の特徴と直し方｜削る・寄せる・足すでChatGPTの文を自分の言葉に

AIに書いてもらったメールを送ろうとして、手が止まったことはありませんか。

日付も数も合っているのに、締めはどれも「よろしくお願いいたします」、ふだん使わない「本メール」まで入っている。

このAIっぽい文章を、いつもの相手に送って「今日はなんか違うな」と思われないか、気になりますよね？

この記事では、AIっぽい文章を自分の言葉に近づける直し方を、「削る・寄せる・足す」の3つの手順で解説します。

AIが書いた取引先へのメール5通を、ChatGPT・Claude・Geminiで実際に直した結果と、動画で使ったプロンプト0〜13の全文、自分の書き方をAIに覚えさせる設定まで載せています。

読み終えるころには、AIの下書きのどこがAIっぽいのかを自分で見つけられ、プロンプトをコピーして貼るだけで、事実を消さずに「いつもの自分のメール」に直せるようになります。

AIっぽい文章は「削る・寄せる・足す」の3つで自然な文に直せる

AIっぽい文章は、決まり文句を削る、自分のメールに寄せる、自分にしか書けない一言を足す、の順で直すと自然になります。

AIっぽさの正体は、ほとんどが言葉の「足しすぎ」と、どの文も同じ形にそろえる「型どおり」だからです。

足しすぎたものは削り、型どおりの所は自分の書き方に寄せ、足りない所は自分の一言で足します。

手順	やること	AIに渡すもの
1. 削る	決まり文句・クッションの言葉・くり返しを減らす	AIっぽい所の一覧と、使わない言葉のリスト
2. 寄せる	あいさつ・締め・文の長さ・順番を自分の書き方に合わせる	自分が書いたメール2〜3通（「中身は使わない」と付ける）
3. 足す	その相手との間に実際にあったことを1文入れる	何も渡さない。AIには場所だけ聞き、文は自分で書く

どの手順でも、「日付・曜日・数・お願いは1つも消さない。

意味も変えない」を必ず付けます。

短くしたり言い直したりすると、AIが大事な一文を消したり、やわらかい頼み方を強い言い方に変えたりするからです。

同じ内容を動画（約40分）でも解説しています。

直す前と後の画面や、3つのAIの答えを並べるところは、動画のほうが分かりやすいので、あわせてご覧ください。

この記事に出てくる工務店・取引先・お客さん・メールは、すべて架空のものです。

取引先は「B社のN様」、お客さんは「顧客A様」のように、名前を記号にしてあります。

直したのは、僕がビジネスメールをAIで書く｜3点メモで10パターンでChatGPTに書いてもらった5通（お礼・おわび・催促・お断り・お願い）です。

AIっぽい文章の特徴は8つ｜正体は「足しすぎ」と「型どおり」

AIっぽい文章の特徴は、締めが全部同じ、クッションの言葉の重ねがけ、ふだん言わない言葉、同じことを2回、型どおりの順番、語尾がそろう、ぼんやりしたきれいな言葉、記号の8つです。

AIは失礼がないように言葉を足し、どの文も同じ形にきれいにそろえるので、こうしたサインが重なります。

よく出てくる8つのサイン

よく出てくるサインは次の8つで、メールでは1〜6、チラシでは7、頼み方やAIによっては8が目立ちます。

1. 締めが全部同じ：5通とも「よろしくお願いいたします」
2. クッションの言葉の重ねがけ：「恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」が何回も出てくる
3. ふだんの自分なら言わない言葉：「本メール」「お客様」「〜に伴い」「2日程」
4. 同じことを2回書く：「対応可能か、ご確認を」のすぐ下に、また「上記の日程で対応可能か」
5. 型どおりの順番：おわびのメールなのに、謝るのが最後
6. 語尾がそろう：「〜いたします。

   」「〜しております。

   」が続く

7. ぼんやりした、きれいな言葉：「安心と信頼」のような、どの会社でも言える言葉
8. 記号：太字の記号、【】の件名、絵文字

どれも、1つだけなら気になりません。

でも、相手はいつも、あなたの前のメールと比べて読んでいます。

同じB社のN様が3通続けて同じ締めのメールを受け取れば、「ひな形で書いているな」と感じますし、クッションの言葉も重なると、かえって距離を感じさせます。

AIが書いた5通で数えてみた結果

AIが書いた5通をブラウザのCtrl+F（ページ内の検索）で数えると、「よろしくお願いいたします」は5通すべて、「恐縮」は3回、「いたします」は9回出てきました（2026年11月の撮影時）。

2通目のおわびは、7つの文のうち3つが「いたします。

」で終わっていて、「訂正いたします」から始まり、謝っているのはいちばん最後でした。

5通目は「対応可能か」を2回聞いています。

どれも間違いではありませんが、こういうのが重なると「AIが書いたな」と感じる文章になります。

AIの文章はバレる？見分け方は「いつもの自分」と比べること

AIの文章がバレるのは、AIを調べる道具に見破られるからではなく、いつもやりとりしている相手が「いつもと違う」と気づくからです。

「この言葉が1つあったらAI」という見分け方はなく、見るのは、いつもの自分のメールと比べて違う所です。

ネットには「AIっぽい言葉のリスト」がたくさんありますが、実際のAIの文と人の文で数えてみたら、よく言われる指摘のほとんどは裏付けが取れなかった、という小さな調べもあります。

ChatGPTの文章がバレるか心配なときも、「この言葉さえ消せば大丈夫」とは考えないでください。

この記事では、AIが書いたかどうかを調べるツールをすり抜ける話はしません。

ゴールは、いつもの相手が読んで「あれ？」とならない文にすることです。

直し方①：AIっぽい所を見つけて、使わない言葉をリストで削る

1つ目の直し方は、AIっぽい所をAIに一覧にしてもらい、「この言葉はこうする」という決まりをリストで渡して削ってもらう方法です。

「自然にして」とだけ頼むと、別の丁寧な言い方に置き換わるだけで、読んだ感じはあまり変わらないからです。

「自然にして」だけでは、別の丁寧語に置き換わるだけ

新しいチャットに「もっと自然な文章にしてください」とだけ書いて5通を貼ると、日付と数は全部残り、「本メール」も消えましたが、締めは5通とも「よろしくお願いいたします」のままでした。

■プロンプト0（「自然にして」とだけ頼む。ChatGPT・新しいチャット。この文の下に5通を貼る。
  あまり変わらない所を見るための、わざと短い頼み方。ふだんはプロンプト1・2を使う）

下の5通のメールを、もっと自然な文章にしてください。

（ここにメールを貼る）

3通目の「恐縮ですが」は「恐れ入りますが」に、4通目は「申し訳ありませんが」に変わっただけで、5通目の「恐縮ですが」はそのままでした。

どこまで直るかは、そのときの答えしだいです。

直してほしい所は、自分で決めて渡すほうが確実です。

AIに文章を添削させる前に、AIっぽい所を一覧にしてもらう

AIに文章を添削させる前に、まず「人が書いたらあまり使わない言い回し」を一覧にしてもらいます。

自分で全部見つけるのは大変なので、AIに印を付けてもらい、足りない所は自分で見つけた分を足して頼めば十分です。

■プロンプト1（見つける。ChatGPT・新しいチャット。この文の下に5通を貼る）

下の5通のメールは、AIに書いてもらったものです。
人が書いたらあまり使わない言い回し・同じことのくり返し・5通で同じになっている所を、メールの番号と一緒に一覧にしてください。
まだ直さないでください。

（ここにメールを貼る）

一覧には「よろしくお願いいたします」が5通で同じ締め、5通目は「対応可能か」が2回、とちゃんと出てきました。

ただ、「恐縮ですが」のくり返しは出ず、4通目の「恐縮ですが」が丁寧すぎる、と1つ挙がっただけでした。

3通目の「入荷の見込みだけでも」の「だけでも」が不自然だ、とも言っていましたが、ここは相手に気をつかった頼み方なので消してほしくない所です。

AIの一覧を、全部そのまま直す必要はありません。

削る決まりはリストで渡す（コピー用）

削ってもらうときは、どの言葉をどうするかを箇条書きで具体的に書いた決まりを、同じチャットで送ります。

最後の2行の「日付・曜日・数・お願いは消さない」「意味を変えない」は、必ず入れてください。

■プロンプト2（削る。プロンプト1と同じチャットで続けて送る）

さっきの一覧をもとに、5通を、意味は変えずにすっきりさせてください。

決まり
・「恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」などのクッションの言葉は、1通に1つまで
・締めの言葉は、5通とも同じにしない
・同じことを2回書かない
・「本メール」「〜に伴い」など、話すときに言わない言葉は、ふつうの言い方にする
・「させていただきます」が出てきたら、「します」「いたします」にする
・長いあいさつは、「いつもお世話になっております。」の1文だけにする
・** や【】などの記号は使わない
・日付・曜日・数・お願いは、1つも消さない
・意味を変えない。言い切りにしない。やわらかい頼み方（「〜だけでも」「行き違いでしたら」「難しければ」など）は、そのまま残す

「意味を変えない」を入れるのは、「入荷の見込みだけでも教えていただけますでしょうか」が「入荷日を教えてください」になると、頼んでいる中身が変わってしまうからです。

「行き違いでしたら申し訳ありません」も同じで、消えると相手を責める言い方だけが残ります。

今回の5通にはほとんど出ていませんが、「させていただきます」の重なりや、「平素より格別のお引き立てを賜り」のような長いあいさつは、AIや頼み方によってはよく出てきます。

リストに入れておけば、出てきたときにまとめて直ります。

結果は、5通目の「対応可能か」が1回になり、3通目の「行き違いでしたら」と「見込みだけでも」も残りました。

ただ、締めは5通とも「〜よろしくお願いいたします」のままで、「〜に伴い」と「2日程」も残っていました。

1回の頼み方で全部は消えないので、残った所は「締めが5通とも同じです」のように名指しして、もう一度頼みます。

今回は、締めは次の「寄せる」でまとめて直しました。

直し方②：自分のメールを見本に渡して、書き方に寄せる

2つ目の直し方は、自分がふだん書いているメールを2〜3通、見本として渡し、「この書き方に合わせて」と頼む方法です。

削っただけの文は、まだ「きちんとした、誰かのメール」で、AIはあなたの書き方を知らないので、見本を見せるのがいちばん早く、AIの文章を人間らしく、自分らしくできます。

見本は「種類違い・最近・同じ間柄」の2〜3通を選ぶ

見本は、種類の違うメールを混ぜ、最近書いたもので、直したい文と同じくらいの間柄の相手に送ったものを2〜3通選びます。

AIにまねしてほしいのは、あいさつ、締め、文の長さ、言葉づかい、順番です。

• 種類の違うメールを混ぜる：お願い・お礼・おわび。

  種類が違うと、AIが「この人は、おわびのときはこう書く」まで分かる

• 最近のメールを使う：何年も前のメールだと、今の書き方とずれていることがある
• 送る相手と同じくらいの間柄にする：取引先あてを直したいのに社内のチャットを見本にすると、くだけすぎる

動画で見本にしたのは、架空の工務店の高橋さんがふだん書いている3通です。

あいさつは「お世話になっております。

工務店の高橋です」の1行、数は箇条書き、「お客様」ではなく「お客さん」、締めは「よろしくお願いします」、最後は名前だけ。

見本3のおわびは、2行目でもう謝っています。

こうした、その人のクセを渡します。

実在の相手に送ったメールを見本にするときは、相手の名前や金額を先に置き換えてから貼ってください。

AIに入れていい情報の考え方は、ChatGPTに個人情報は入れていい？仕事で迷わない3パターンにまとめています。

見本に寄せるプロンプト（コピー用）

削ったのと同じチャットで、次のプロンプトの下に見本の2〜3通を貼って送ります。

「見本の中身は使わない」は必ず付けます。

付けないと、見本にある枚数や場所まで、直したメールに混ざることがあるからです。

■プロンプト3（寄せる。プロンプト2と同じチャットで続けて送る。この文の下に、自分のメールの見本を貼る）

下は、私がふだん書いているメールです。
さっき直した5通を、この書き方（あいさつ・締め・文の長さ・言葉づかい・順番）に合わせて書き直してください。

決まり
・見本は「書き方」だけまねる。見本の中身（枚数・場所・日付・人の名前・工事の中身）は使わない
・おわびのメールは、見本3と同じく、最初のほうで謝る
・5通の中身と、日付・曜日・数・お願いは変えない

（ここに見本を貼る）

寄せた結果と、まねしきれなかった所

寄せたあとの2通目のおわびは、「枚数の誤りがありました。

申し訳ありません」が最初のほうに来て、「本メールに添付しておりますので」は「添付しました」、最後は「よろしくお願いします。

高橋」になりました。

ぐっと「いつもの高橋さんのメール」に近づいています。

ただ、見本の「付けました」まではまねせず、3通目には「お客様」が残っていました。

こういう所は自分で直すか、「お客様は、お客さんに」と一言送れば直ります。

見本にあった「北町」「60枚」「地図」は、直した5通のどれにも入っていませんでした。

直し方③：自分にしか書けない一言は、自分で足す

3つ目の直し方は、その相手とのやりとりで実際にあったことを、1通に1文だけ自分で足すことです。

AIのメールには、実際にあったことは入りません（入らないのが正しい）が、相手の心に残るのは、まさにそこだからです。

AIには「どこに、何を書くか」だけ聞いて、文は自分で書く

AIには、一言を足す場所と、どんなことを書くとよいかだけを聞き、文は自分で書きます。

一言をAIに書かせると、なかったことがそれらしく入る「作り話」になってしまいます。

■プロンプト4（足す。プロンプト3と同じチャットで続けて送る）

1通目（年末のあいさつ）に、私にしか書けない一言を1つ足したいです。
どこに、どんなことを書くとよいかだけ教えてください。
文は書かないでください（あなたは、実際にあったことを知らないので）。

ChatGPTの答えは、「11月のサイディングの手配や断熱材の件に触れた段落の直後」がおすすめで、書くとよいのは「今年、Nさんとの仕事で特に印象に残っていること」「助けてもらって、ありがたかったこと」でした。

頼んだとおり、例文は出てきませんでした。

動画では、その場所に「急なお願いだったのに、N様が朝いちばんの便に回してくださったおかげで、お客さんの引き渡しにも間に合いました。

」と打ちました（架空の出来事です）。

この1文があるだけで、「ちゃんと覚えてくれているんだな」と伝わります。

メールの種類ごとの一言の目安

おわびなら次からどうするか、催促なら相手の事情、お断りなら言える本音を、自分が知っている本当のことだけで一言足します。

• おわび：「次からどうするか」を自分で決めて一言。

  例：「次からは、送る前にもう1人に見てもらいます」。

  決めていないことは書かない

• 催促：相手の事情を、知っている範囲で一言。

  例：「年末でお忙しい時期にすみません」くらいで十分

• お断り：断る理由のうち、言える本音を一言。

  例：「今の仕入れ先とは、もう10年のお付き合いでして」のように、本当のことだけ

次からは、AIに渡すメモに実際の出来事を1行書いておく

次にAIにメールを書いてもらうときは、渡すメモに実際にあったことを1行、自分で書いておくと、最初から一言の入ったメールになります。

たとえば「11月、サイディングを朝いちばんの便に回してもらって、引き渡しに間に合った」と書いておけば、メモにあることなので作り話にはなりません。

直してから足すより、書く前に渡しておくほうが手間は少なくて済みます。

直したら事実と意味が残っているか確かめる｜直しすぎの戻し方

直したら、日付・曜日・数・お願いが残っているか、意味が変わっていないかを、直す前と比べて確かめます。

短くしたり直したりするたびに、AIが大事な一文を消してしまうことがあるからです。

直す前と直した後のおわびメール

削る・寄せるの2つで直した2通目のおわびは、あいさつが1行になり、2行目で謝り、締めが「よろしくお願いします。

高橋」になって、ずいぶん印象が変わりました。

【直す前】（AIが書いたまま）
11月16日（月）にお送りしたサイディングの注文書について、枚数に誤りがありましたので訂正いたします。
誤：108枚／正：180枚
訂正した注文書を本メールに添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。
なお、品番と納品日に変更はございません。
送信前の確認が足りず、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

【直した後】（削る→寄せる のあと）
11月16日（月）にお送りしたサイディングの注文書に枚数の誤りがありました。申し訳ありません。
訂正した注文書を添付しました。
・誤：108枚
・正：180枚
品番と納品日に変更はありません。
お手数ですが、添付した注文書をご確認いただけますか。
よろしくお願いします。
高橋

ただ、ここに落とし穴がありました。

直した後には、「送信前の確認が足りず、ご迷惑をおかけして」というおわびの理由がありません。

並べてみると印象はよくなっていても、大事な一文が消えていたのです。

消えた事実と変わった意味をAIに一覧にさせる（コピー用）

消えた所は、同じチャットで直す前と今を比べてもらうと、AIが一覧にしてくれます。

■プロンプト5（事実の確かめ。同じチャットで続けて送る。プロンプト12で短くしたあとにも、もう一度送る）

いちばん最初に貼った5通（直す前）と、今の5通を比べてください。
消えた・変わった日付・曜日・数・お願い・おわびの言葉と、意味が変わった所（言い切りになった・頼み方が強くなった）があれば、メールの番号と一緒に一覧にしてください。
なければ「なし」とだけ書いてください。

答えは「なし」ではなく、2通目の「送信前の確認が足りず、ご迷惑をおかけして」が消えて「申し訳ありません」だけになった、と出てきました。

ほかにも、4通目の「恐縮ですが」が消えた所や、5通目の頼み方のやわらかさが弱くなった所を挙げています。

こういうときは「2通目の、送信前の確認が足りなかった、というおわびを戻して」と送れば戻ります。

AIの確かめも100点ではないので、最後は「約束・数字・名前」を自分の目で見ます。

もう1つのおすすめは、直したメールを小さく声に出して読むことです。

「本メールに添付しておりますので」のように自分が言わない言葉は、声に出すとつっかえます。

つっかえた所が、まだ自分の言葉になっていない所です。

直しすぎの失敗は4つ

AIっぽさを消そうとしてやりすぎると、事実が消える・意味が変わる、くだけすぎ、誰の文か分からない、一言が作り話になる、の4つの失敗が出ます。

AIは「短く」「くだけて」と言われると、その方向に思いきり振れることがあるからです。

「AIっぽさを全部消して」と頼むと、あいさつも締めも名前も「AIっぽい所」として消してしまうことがあります。

でも、あいさつと名前は「誰からのメールか」を伝える大事な所です。

頼むときは「全部消して」ではなく、プロンプト2のように「この言葉を、こうして」と範囲を決めて頼みます。

「半分くらいに」と頼むと、消えたり変わったりする

直した5通を「もっと短く。

半分くらいに」と頼むと、何が助かったのか・何を頼んでいるのかが、ぼやけたり強くなったりしました。

■プロンプト12（直しすぎの失敗①。直した5通のチャットに戻って送る。このあとプロンプト5をもう一度送る）

5通とも、もっと短くしてください。半分くらいに。

続けてプロンプト5を送ると、1通目は「急ぎで」「納期が延びた」「こまめに」が消えた、4通目は「新しい外壁材のご提案」が「資料」だけになった、5通目は「11月9日（月）までに返事をお願いします」と頼み方が強くなった、と出てきました。

3通目の「行き違いでしたら」と「見込みだけでも」は、今回は残っていました。

ただ、自分で見比べると、AIが挙げていない所もありました。

2通目は締めの「よろしくお願いします」がなくなり、4通目は説明会の所の「12月は」が消えています。

「短く」と頼んだあとは、特に自分の目でも見てください。

「短く」をくり返すほど、消えやすくなります。

「くだけた感じに」と頼んだ結果と、戻す一言（コピー用）

お客さんへのLINEを「もっと親しみやすく、くだけた感じに」と頼んだときは、「顧客A様、こんにちは！」「ご注意くださいね」「よろしくお願いします！」になり、「です・ます」は残って、絵文字も付きませんでした。

今回はくだけすぎにはなりませんでしたが、相手によってはここまででも失礼になるので、送る前に相手の顔を思い浮かべて読んでください。

■プロンプト13（直しすぎの失敗②。お客さんへのLINEのチャット（プロンプト8）に戻って送る）

Cのお客さんへのLINEを、もっと親しみやすく、くだけた感じにしてください。

■直しすぎたときに戻す一言（答えを見て、必要なものだけ送る）

・「◯◯（消えた言葉）が消えています。戻してください。」
・「3通目は、元の頼み方（入荷の見込みだけでも）に戻してください。」
・「取引先あてなので、です・ますに戻してください。絵文字はなしで。」
・「あいさつと名前は残してください。」
・「まだ『恐縮ですが』が2回残っています。1回にしてください。」
・「おわびは、最初のほうで謝ってください。」
・「絵文字はなしでお願いします。」

一言はAIに書かせない、というのは頼み方ではなく、自分で決めておくことです。

直したら直しすぎていないかも見て、迷ったら1つ前の答えに戻れば大丈夫です。

ChatGPT・Claude・Geminiで直し方を比べた結果

同じプロンプトで3つのAIに2通目と5通目を直してもらうと、このときはClaudeが4つの見る所すべて○、ChatGPTは2回謝っていてくり返しが△、Geminiはおわびの理由と曜日が消えて事実が×でした。

AIの答えは毎回少しずつ変わるので、どのAIでも最後の確かめは外せません。

3つのAIに同じように貼ったプロンプト（コピー用）

比べたのは、削ると寄せるを1回でまとめて頼むプロンプトで、慣れてきたらこちらのほうが早く直せます。

3つとも新しいチャットに、この文と見本と2通を同じように貼りました。

■プロンプト6（3つのAIで比べる。ChatGPT・Claude・Gemini それぞれ新しいチャット。3つとも、この文＋見本＋メールを同じように貼る）

下の「直すメール」2通は、AIに書いてもらったものです。
「見本」は、私がふだん書いているメールです。
直すメールを、見本の書き方（あいさつ・締め・文の長さ・言葉づかい・順番）に合わせて、自然な文に直してください。

決まり
・「恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」などのクッションの言葉は、1通に1つまで
・同じことを2回書かない
・「本メール」「〜に伴い」など、話すときに言わない言葉は、ふつうの言い方にする
・おわびのメールは、最初のほうで謝る
・見本は「書き方」だけまねる。見本の中身は使わない
・日付・曜日・数・お願いは、1つも消さない
・意味を変えない。やわらかい頼み方（「〜だけでも」「難しければ」など）は、そのまま残す
・メールにないことは足さない

【見本】
（ここに自分のメールの見本を貼る）

【直すメール】
（ここに直したいメールを貼る）

3つのAIの答えの違い

見る所は、事実が残っているか、書き方が近いか、くり返し・クッションが減ったか、頼んでいないことを足していないか、の4つです。

事実が×なら、ほかがよくても使えません。

見る所（2026年11月2日の撮影時）	ChatGPT	Claude	Gemini
事実が残っている	○	○	×（おわびの理由と、11月16日の曜日（月）が消えた）
書き方が見本に近い	○	○	○
くり返し・クッションが減った	△（2通目で最初と最後に2回謝った）	○	○
頼んでいないことを足していない	○	○	△（元のメールにない「先ほど」が入った）

ChatGPTは、あいさつと締めは見本どおりで、5通目の「対応できるか」も1回になりました。

2通目は2行目で謝っていますが、最後にもう一度「申し訳ありませんでした」があります。

日付と数は、11月16日（月）、108枚と180枚、品番と納品日まで全部残っていました。

Claudeは、答えが出るまで少し考える時間がありました。

2通目は2行目で「送る前の確認が足りず、ご迷惑をおかけしました。

申し訳ありません」と書き、「直した注文書を付けました」まで見本に近い言葉です。

見本に合わせて「顧客A様」を「顧客Aさん」にしていました。

Geminiは、2通目で「送信前の確認が足りず」が消え、「先ほど（11月16日）お送りした」と元のメールにない言葉が入り、曜日の（月）も消えていました。

件名が太字になっていたり、品番の行に「※」が付いていたりと、記号も少し出ています。

直したメールの前と後ろに、どこを直したかの説明も付くので、コピーするときはメールの所だけ選んでください。

迷ったら「声に出して、いちばんつっかえなかったもの」

使うAIは、ふだん使っているAIでまず試し、合わなかったら別のAIに同じプロンプトを貼る、で十分です。

迷ったときは、事実が残っていた中で、声に出して読んでいちばんつっかえなかったものが、あなたの書き方にいちばん近いAIです。

3つとも何も覚えさせていない新しいチャットで、ここまで変わったのは、見本のメールを一緒に貼ったからです。

メール以外（チラシ・お知らせ・LINE・社内の連絡）は読む人に寄せる

チラシ・お知らせ・LINE・社内の連絡も、削る・寄せる・足すで直せますが、寄せる先は「誰が読むか、どこで読むか」で決めます。

読む人と読む場所で、ちょうどいい丁寧さが違うからです。

• チラシ：ご近所の方がポストから出して数秒で見る。

  飾りの言葉を削り、日時と場所が目に入るように

• 工事のお知らせ：ご近所へのおわびとお願い。

  丁寧さは残し、いつ・何時から・音が出る日をはっきり

• お客さんへのLINE：スマホの小さな画面。

  長い敬語より、短く、話すように

• 社内の連絡：仲間あて。

  「させていただきます」はいらない。

  誰が・いつまでに・何をするか

まずはメモからAIに4つの文を書いてもらう

動画では、社長のチラシ、現場の森さんのご近所へのお知らせ、高橋さんからお客さんへのLINE、事務の池田さんの社内の連絡の4つを、メモからChatGPTに書いてもらいました。

■プロンプト7（メール以外の文を書いてもらう。ChatGPT・新しいチャット。この文の下にメモを貼る）

下のメモA〜Dから、4つの文を書いてください。
A：チラシ（近所の家のポストに入れる）
B：近所の方へのお知らせ（工事のごあいさつ。ポストに入れる紙）
C：お客さんへのLINE
D：社内の連絡（社内のチャットに書く）

決まり
・メモにないことは書かない
・日付・曜日・時間・数は、メモのとおりにする
・Aの「社長のひとこと」は、【社長のひとこと】と書いておくだけにする（中身は書かない）

（ここにメモを貼る）

チラシは「開催します！」「お気軽にご相談ください」と、チラシでよく見る決まり文句が並び、中身は書かないで、と頼んだ「社長のひとこと」の下にも「皆さまのお越しをお待ちしております」が入っていました。

LINEは「いつもお世話になっております」から始まるメールと同じ書き方で、スマホで見るとけっこう長い文でした。

誰が・どこで読むかと、守ることを書いて直す（コピー用）

直すときは、4つそれぞれに「誰が読むか」「どこで読むか」「直し方」を書き、最後に守ることを付けて、同じチャットで送ります。

■プロンプト8（読む人に合わせて直す。プロンプト7と同じチャットで続けて送る）

4つの文を、読む人と、読む場所に合わせて直してください。

A チラシ
・誰が読むか：会社の近所の方（初めて会社を知る人も）
・どこで読むか：ポストから出して、数秒で見る
・直し方：飾りの言葉を削る。日時・場所・何の会かを、いちばん上に、短く

B 近所の方へのお知らせ
・誰が読むか：工事の家のご近所の方
・どこで読むか：ポストに入った紙
・直し方：おわびと丁寧さは残す。期間・時間・音が出る日・車を停める所を、見てすぐ分かるように

C お客さんへのLINE
・誰が読むか：工事をお願いしてくれているお客さん
・どこで読むか：スマホのLINE
・直し方：短く、話すように。「です・ます」は残す。日付と、電気が止まる時間を目立たせる

D 社内の連絡
・誰が読むか：社内の全員
・どこで読むか：社内のチャット
・直し方：敬語は少なめ。最初に用件。誰が・いつまでに・何をするかを箇条書きに

守ること
・日付・曜日・時間・数は変えない
・メモにないことは足さない

チラシは、いちばん上に日時と場所が来て、「予約なしでもOK」「お見積もり無料」も短く1行ずつになりました。

「お気軽に」や「お待ちしております」は消え、社長のひとことも空いたままです。

ポストから出して3秒で「いつ・どこで・何の会か」が分かります。

社長のひとことは、メールの一言と同じで、AIに書かせず社長が自分の言葉で書きます。

ご近所へのお知らせは、「何かとご迷惑をおかけいたしますが」のおわびを残したまま、音が出るのは11月25日と26日、とはっきり書かれていました。

ここは丁寧さを削りすぎないのがポイントです。

LINEは「顧客A様、こんにちは。

高橋です。

」から始まってすぐに「電気工事の日程が決まりました。

」、日付は箇条書きで、「1時間ほど電気が止まります」は日付のすぐ下に太字で来ました。

社内の連絡は「12月26日（土）9時〜12時に大掃除を行います。

」といきなり用件になり、絵文字は付きませんでした。

付いて気になるときは「絵文字はなしで」と一言送ってください。

全部の文を直さなくていい

直したほうがいいのは、お礼・おわび・お客さんへの連絡・チラシのように「誰が書いたか」で受け取り方が変わる文で、作業の段取り表や道具の手順書のように「正確に伝わればいい文」は、AIの整った文のままで十分です。

箇条書きで決まった形にそろっているほうが、読みやすい文もあります。

そういう文は、事実が合っているかだけ確かめてください。

迷ったら「この文、自分の名前で出すかな？」と考え、名前で出す文なら直す、くらいの分け方で十分です。

自分の書き方をAIに覚えさせる設定（ChatGPTのプロジェクト・GeminiのGem・Claudeのプロジェクト）

毎回見本を貼らずに済ませるには、自分の書き方のメモを、ChatGPTの「プロジェクト」、Geminiの「Gem」、Claudeの「プロジェクト」の指示の欄に覚えさせます。

そのプロジェクトやGemの中で頼めば、見本を貼らなくても最初から自分の書き方に近い文で書いてくれます。

ChatGPTのプロジェクトとGeminiのGemは、2026年11月の撮影では無料のアカウントで作れました（作れる数には上限があります）。

Claudeは有料のアカウントの画面です。

見本から「自分の書き方のメモ」を作る（コピー用）

書き方のメモは、自分のメールを2〜3通用意し、AIに「書き方のクセを箇条書きにして」と頼んで作ります。

ChatGPTに文体を学習させるといっても、何かを登録するのではなく、このメモを指示の欄に貼るだけです。

■プロンプト9（書き方のクセをまとめる。ChatGPT・新しいチャット。この文の下に、自分のメールの見本を貼る）

下は、私がふだん書いているメール3通です。
この見本から、私のメールの書き方のクセを、箇条書きで10個くらいにまとめてください。
あとで、AIに「この書き方で書いて」と渡すメモにします。
見本の中身（相手・枚数・日付・場所など）は、メモに入れないでください。

（ここに見本を貼る）

答えは、「あいさつは短く」「最初に用件を伝える」「必要な情報は箇条書きにする」「お礼やおわびは、何に対してなのかを具体的に」「署名は名字だけにする」など10個で、見本の枚数や場所は入っていませんでした。

ただ、見本3にあった「おわびは最初に謝る」は入らず、名乗りも「工務店の〇〇です」と名前が空いていました。

自分で使うときは、こういう所を足したり直したりしてから貼ってください。

動画では、どうなるかを見るためにそのまま貼り、最後に「メモにないことは書かない」「日付・曜日・数・お願いは変えない」「分からないことは【要確認】と書く」を自分で足しました。

指示の欄に貼った書き方のメモ（全文）

プロジェクトやGemの指示に貼ったのは、次のメモです。

高橋さんの所を自分の名前に、中身を自分のクセに変えて使ってください。

■プロンプト10（プロジェクト／Gem の「指示」に貼る文。撮影では、プロンプト9の実際の答え（ChatGPT）に、最後の「決まり」を足してそのまま貼った。
  自分で使うときは、足りない所（例：「おわびは最初に謝る」・名乗りの名前）を足してから貼る）

あなたは、工務店の営業・高橋のメールを書く手伝いをします。
メモを渡したら、下の「高橋の書き方」でメールを書いてください。

高橋の書き方
1. あいさつは短く、定型的にする

・「いつもお世話になっております」「お世話になっております」など、簡潔なあいさつを使う。
・長い前置きや季節のあいさつは基本的に入れない。

2. 名乗りはあいさつの中に入れる

・「工務店の〇〇です」のように、あいさつに続けて名乗る。

3. 最初に用件を伝える

・あいさつの後、すぐに本題に入る。
・何のためのメールなのかを早い段階で伝える。

4. 文章は短く、シンプルにする

・一文を長くしすぎない。
・回りくどい表現や、なくても意味が通じる言葉は省く。

5. 普段使う自然な言葉を選ぶ

・「お願いします」「助かります」「ありがとうございました」など、堅苦しすぎない表現を使う。
・過度に丁寧なビジネス用語や難しい言い回しは避ける。

6. 依頼やお願いは、直接的だけど柔らかく伝える

・「〇〇をお願いします」「〇〇までにいただけると助かります」のように書く。
・遠回しな表現や、必要以上にへりくだった表現は使わない。

7. 必要な情報は箇条書きにする

・数字や条件、変更点など、複数の情報がある場合は箇条書きにする。
・説明文の中に情報を詰め込みすぎない。

8. お礼やおわびは、何に対してなのかを具体的に書く

・ただ「ありがとうございました」「申し訳ありません」とするのではなく、理由や状況を簡潔に添える。
・必要に応じて、相手やお客さんの反応も伝える。

9. 最後は短いお願いや一言で締める

・「よろしくお願いします」「また近いうちに相談させてください」など、自然で簡潔な言葉を使う。
・長い締めのあいさつは入れない。

10. 署名は名字だけにする

・本文の最後に名字だけを書き、会社名や電話番号などを毎回繰り返さない。

AIに渡すときのポイント： 全体として「丁寧だけど堅苦しくない、短くて用件が分かりやすいメール」を意識する。見本のように、相手に失礼のない範囲で、普段の会話に近い自然な言葉を使う。

決まり
・メモにないことは書かない
・日付・曜日・数・お願いは、メモのとおりにする。変えない
・分からないことは【要確認】と書く

覚えさせたあとは、プロジェクトやGemの中で新しいチャットを開き、次のプロンプトの下にメモを貼るだけです。

動画では、2回目の電気工事の日を1日ずらしてほしい、というメモを渡しました。

■プロンプト11（覚えさせたあとの試し。プロジェクト／Gem の中の新しいチャット。この文の下にメモを貼る）

下のメモから、メールを書いてください。

（ここにメモを貼る）

ChatGPTのプロジェクトの使い方

ChatGPTのプロジェクトは、左のメニューからプロジェクトを作り、名前を付けて、プロジェクトの設定の「指示」にメモを貼って保存します。

動画では名前を「高橋のメール」にしました。

プロジェクトの中でメモを送ると、見本を貼っていないのに「いつもお世話になっております。

工務店の高橋です」から始まり、日付は「変更前：11月30日（月）午後」「変更後：12月1日（火）午後」の箇条書き、最後は「よろしくお願いします。

高橋」になりました。

GeminiのGemの作り方

GeminiのGemは、「Gem マネージャー」から「Gem を作成」を押して名前を付け、「カスタム指示」の欄にメモを貼って保存します。

撮影時（2026年11月2日）の画面には「2026年11月17日より、Gem がスキルに」というお知らせが出ていたので、名前が変わっていたら「スキル」を探してください。

保存したGemで同じメモを送ると、日付と事実は合っていましたが、いちばん上に送る日の「11月18日（水）」の行が入り、「変更させていただけますでしょうか」という少し丁寧すぎる言い方や、【】の記号も出ていました。

Claudeのプロジェクトの使い方

Claudeのプロジェクトは、プロジェクトを作って名前を付け、「プロジェクトの指示」にメモを貼って保存し、中で新しいチャットを開いて使います。

Claudeは件名を付けて「お世話になっております。

【要確認：会社名】の高橋です」と書き、メモに会社名がなかったので【要確認】にした、と添えていました。

指示に入れた「分からないことは【要確認】と書く」が効いています。

ただ、「顧客A」が「A様邸」になっている所は、送る前に直したい所です。

全部のチャットに効く「カスタム指示」との違い

ChatGPTには、「パーソナライズ」の中に全部のチャットに効く「カスタム指示」もありますが、メールの書き方を入れるならプロジェクトのほうが向いています。

カスタム指示に入れると、表を作ってほしいだけのときまで「お世話になっております」から始まるなど、メール以外の作業にもその書き方が出てしまうからです。

3つとも、日付と事実は正しく書けていましたが、書き方は少しずつ違いました。

こうしたずれは、「日付の行は入れない」「記号は使わない」のように指示のメモに書き足し、使いながら育てていけば大丈夫です。

覚えたことが効くのは、そのプロジェクトやGemの中で書いたときだけなので、自分の書き方で書いてほしいときは、そこを開いてから頼んでください。

指示に入れたメモに相手の名前や金額が入っていないかも、一度だけ見ておきます。

まとめ

やりたいこと	やること
AIっぽい所を見つける	AIに一覧にしてもらう（プロンプト1）。言葉のリストで決めつけず、いつもの自分と比べる
決まり文句・くり返しを減らす	使わない言葉をリストで渡す（プロンプト2）。残った所は名指しでもう一度
自分の書き方に近づける	自分のメール2〜3通を見本に、「中身は使わない」と付ける（プロンプト3）
気持ちが伝わる文にする	一言は自分で書く。AIには場所だけ聞く（プロンプト4）
送る前に確かめる	消えた事実と変わった意味を一覧にさせ（プロンプト5）、声に出して読む
メール以外を直す	誰が・どこで読むかを書いて頼む（プロンプト8）
毎回の見本を貼らずに済ませる	書き方のメモをプロジェクト・Gemの指示に貼る（プロンプト9・10）

AIっぽい文章は、言葉を足しすぎて型どおりにそろえた文なので、削って、自分の書き方に寄せて、自分の一言を足せば、いつもの相手が読んでも「あれ？」とならない文に変わります。

直すたびに、日付・数・お願いと意味が残っているかだけは、自分の目で確かめてください。

まずは自分が最近書いたメールを2〜3通選んで、この記事のプロンプト1〜3と一緒に、AIが書いた下書きを1通直してみてください。

参考にした公式情報：

• パーソナライズ（OpenAI 開発者ドキュメント）
• Projects in ChatGPT（OpenAI ヘルプセンター）