取引先へのおわびや催促のメールを書こうとして、1行目で手が止まる。
ビジネスメールをAIで作れたら早いのに、頼んでみたら言っていない約束や理由が勝手に入っていて、結局自分で書き直した、ということはありませんか？
この記事では、取引先やお客さんへのビジネスメールを、短いメモからChatGPT・Claude・Geminiに書いてもらう頼み方を解説します。
お礼・おわび・催促から、値上げのお知らせ・苦情への返事まで10パターンで試した結果と、動画で使ったプロンプトの全文も載せています。
読み終えるころには、気が重いメールでも箇条書きのメモを書くだけで、日付や数がずれていない下書きをAIに作らせ、送る前に何を見ればいいかまで分かるようになります。
ビジネスメールをAIで書くコツは「3点メモ」と「メモにないことは書かない」
ビジネスメールをAIに頼むときは、文章ではなく「相手・用件・入れること」の3点メモを渡し、「メモにないことは書かない」と必ず付けます。
メールでいちばん怖いのは、言っていない期限や約束が入ったまま相手に届くことで、届いたメールは取り消せないからです。
| 3点メモ | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 1. 相手 | どこの誰で、どういう関係か | B社（建材店）のN様。いつもお世話になっている仕入れ先 |
| 2. 用件 | お礼・おわび・催促…をひとことで | 断熱材の入荷日の返事がまだ来ていない |
| 3. 入れること | 日付・数・相手にしてほしいこと（箇条書きでよい） | 11月2日（月）に注文／11月13日（金）までに見込みだけでも知りたい |
メモは箇条書きで十分で、文章にするのはAIの仕事です。
動画の撮影では、5通分のメモを渡してからChatGPT（無料版）が5通を書き終えるまで約10秒でした。
同じ内容を動画（約32分）でも解説しています。
3つのAIの答えを並べて比べるところや、プロジェクト・Gemを作る画面は、動画のほうが分かりやすいので、あわせてご覧ください。
この記事に出てくる会社・取引先・お客さん・メールは、すべて架空のものです。
取引先は「B社のN様」、お客さんは「顧客A様」のように、会社名と名前を記号にしてあります。
ChatGPTでビジネスメールを作るプロンプト（取引先5通・お客さん2通）
ChatGPTでのメール作成は、プロンプトの下に3点メモを貼って送るだけです。
動画では、取引先への5通をまとめて書かせてから、同じチャットでお客さんへの2通を続けて頼みました。
どれも無料版のChatGPTでやっています。
一言だけで頼むと、AIが想像で埋める
3点メモなしで「取引先に、断熱材の入荷日の返事がまだ来ないので、催促のメールを書いてください」とだけ送ると、メールの形にはなりますが、中身はAIの想像で埋まります。
動画の答えでは、宛先は「〇〇様」のまま空いていて、「今後の工程調整もございますので」という、一言も言っていない理由が入っていました。
今回はおだやかな言い方でしたが、「本日中に」「至急」のような強い言い方が勝手に入ることもあります。
AIが悪いのではなく、いつ注文したのか、いつまでに返事をもらう約束だったのかを、AIは知らないからです。
注文日も期限も入っていないのに、それらしいメールになってしまうのがいちばん危ない所です。
10パターンのメモで入れておくこと
仕事のメールは、だいたい次の10パターンのどれかに当てはまります。
メモに入れておけばいいことを、パターンごとにまとめました。
| パターン | メモに入れること |
|---|---|
| ① お礼（年末のあいさつ） | 何が助かったかを1つ、具体的に |
| ② おわび | 先に謝る。何をまちがえて、どう直したか（言い訳と守れない約束は書かない） |
| ③ 催促 | 責めない。「行き違いでしたらすみません」＋いつまでに・なぜ必要か |
| ④ お断り | 先に結論。理由は短く、最後に次につながる一言 |
| ⑤ お願い | 何を、いつまでに。相手が「はい・いいえ」で返せる形 |
| ⑥ 休みのお知らせ | 休みの日にちと、休み中の急ぎの連絡先 |
| ⑦ 値上げのお知らせ | いつから・いくらから・いくらに。今の料金のままになる条件 |
| ⑧ 日程の変更 | 変える理由と、代わりの日を2つくらい |
| ⑨ 見積の送付 | 合計の金額と有効期限。まだ決まっていないことはいつ分かるか |
| ⑩ 苦情への返事 | 先におわび。これから何をするか（値引き・できない約束は書かない） |
どのパターンでも、メモに書くのは日にちと数と、相手にしてほしいことです。
言い回しはAIに任せます。
日程変更のメールや見積書の送付のメールも、この表の項目をメモにすれば同じ頼み方で書けます。
取引先への5通をまとめて頼むプロンプト（コピー用）
新しいチャットに次のプロンプトを貼り、その下に5通分の3点メモを貼って送ります。
あなたは工務店の営業担当です。 下のメモ1〜5をもとに、取引先へのメールを5通書いてください。 決まり ・1通ずつ「件名」を付ける。件名だけで用件が分かるようにする ・本文は、最初に用件を書く。あいさつの前置きは1行まで ・メモに書いていないこと（理由・約束・金額・日付）は書かない。どうしても必要なら【要確認】と書いて空けておく ・日付と曜日は、メモに書いてあるとおりに書く ・会社名と人の名前は、メモの記号（B社・N様など）のまま書く ・1通300字くらいまで （ここにメモを貼る）
メモは、たとえば3つ目の催促なら次の形です。
残りのお礼・おわび・お断り・お願いも、同じように3点だけ書きます。
【メモ3】催促 ・送る日：11月10日（火） ・相手：B社の担当 N様 ・用件：断熱材の入荷日の返事が、まだ来ていない ・入れること - 11月2日（月）に断熱材を注文した - 入荷日は11月6日（金）までに連絡をもらえることになっていた - 行き違いだったら、ごめんなさい - お客さんに工事の日を伝えたいので、11月13日（金）までに、入荷の見込みだけでも知りたい
「工務店の営業担当」の所は、自分の仕事に合わせて書きかえてください。
「メモに書いていないことは書かない」と「日付と曜日はメモのとおり」の2行が、AIが空いている所を想像で埋めないための決まりです。
動画の答えでは、2通目のおわびで「108枚」と記載しておりましたが、正しくは「180枚」です、とはっきり訂正していました。
直した注文書を付けていること、品番と納品日は変わらないことも入っています。
3通目の催促は、注文日も約束の日もいつまでに知りたいかも全部入り、「行き違いでしたら申し訳ありません」で責める感じがありませんでした。
お客さんへのメールは「少しやわらかく」と一言足す
相手が取引先からお客さんに変わったら、そのことを一言伝えます。
同じチャットで続けて送れば、「同じ決まりで」と頼むだけで済みます。
同じ決まりで、次の2通も書いてください。 今度の相手はお客さんです。取引先へのメールより、少しやわらかい言い方にしてください。 （ここにメモ7とメモ9を貼る）
動画では、値上げのお知らせ（定期点検を1回3,300円から4,400円に）と、見積の送付（合計1,280,000円・有効期限12月25日）の2通を頼みました。
値上げのお知らせには、「12月中に申し込んだ点検は今の料金のまま」もちゃんと入っていました。
ただ、「2027年1月1日」と年が入っています。
メモには「1月1日」としか書いていないので、合っている年でも、これはAIが足したものです。
見積の送付は、補助金について「設計の野口が調べていて、12月4日までに連絡する」とメモどおりで、「補助金で安くなる」のような期待させる書き方はありませんでした。
ChatGPT・Claude・Geminiのメール作成を同じメモで比べた結果
ChatGPT・Claude・Geminiに同じ値上げのお知らせのメモを渡したところ、3つともメモの日付・金額・今の料金のままになる条件は合っていて、値上げの割合を勝手に計算したAIもありませんでした。
違いが出たのは、書き方の形です。
比べたプロンプトと4つの見る所
3つとも新しいチャットで、同じプロンプトの下にメモ7だけを貼って送りました。
あなたは工務店の事務担当です。 下のメモをもとに、定期点検の契約をしているお客さんへのお知らせのメールを1通書いてください。 決まり ・件名を付ける ・最初に用件を書く。あいさつの前置きは1行まで ・メモに書いていないこと（理由・約束・金額・日付・割合）は書かない。どうしても必要なら【要確認】と書いて空けておく ・日付と曜日、金額は、メモに書いてあるとおりに書く ・300字くらいまで （ここにメモ7を貼る）
見たのは、①メモどおりか（日付・金額・今の料金のままになる条件）②メモにないことを足していないか（値上げの割合・言っていない理由）③長さ ④言い方（かたすぎず、なれなれしすぎないか）の4つです。
3つのAIの答えの違い
| AI | 今回の答えの形（2026年11月の撮影） |
|---|---|
| ChatGPT（無料版） | 料金を「現行料金」「改定後」の箇条書きに分け、ひと目で分かる形。メモにないことは入らなかった |
| Claude（有料版） | 宛名は「定期点検をご契約のお客様へ」。分からない電話番号と会社名を【要確認】で空けて、署名の形まで作った |
| Gemini（無料版） | 宛名なしで「事務の池田です」と名乗る形。メモの言葉をほぼそのまま使い、件名に「【重要】」を足した |
Claudeは最後に「電話番号と会社名はメモにないため【要確認】で空けています」と一言説明も付けていました。
一方で、「何卒ご理解くださいますよう」という、メモにはないお願いの1文が入っています。
長さは3つとも本文が260字くらいで、ほとんど同じでした。
迷ったら同じメモを2つのAIに渡す
AIの答えは、同じメモでも毎回少しずつ変わります。
もう一度送ったら違う形で出てくることもあるので、「どのAIが一番か」は決められません。
大事なのは、どのAIでも3点メモと「メモにないことは書かない」で、使えるメールになることです。
Geminiのメール作成もClaudeのメール作成も、この記事のプロンプトをそのまま使えます。
いつも使っているAIで大丈夫で、迷ったら同じメモを2つのAIに渡して、読みやすいほうを選ぶのがおすすめです。
メールの返信をAIに頼むときは名前を消して要点を自分で書く
受け取ったメールへの返信もAIに頼めます。
相手のメールを貼り、その下に返事の要点を3行くらい書くだけです。
相手のメールを貼る前に、名前と会社名を記号に置き換え、署名の電話番号やメールアドレスは消します。
何をするか、何をしないかを決めるのは、AIではなく自分です。
AIに任せるのは言い回しだけにします。
名前を記号にする考え方はChatGPTに個人情報は入れていい？仕事で迷わない3パターンでくわしく書いています。
苦情への返事のプロンプト（コピー用）
動画では、お客さんから「職人さんの車が家の前に一日じゅう停まっていて、お隣から通りにくいと言われた。
朝8時前から作業の音がしていた」というメールが届いた場面で試しました。
返事の要点は、おわび・今日から車は月ぎめ駐車場に停める・作業は朝8時30分から・今日の夕方に現場の森がお隣にあいさつ・工事は予定どおり12月1日まで、の5つです。
あなたは工務店の営業担当の高橋です。 下は、お客さんから届いたメールと、返事の要点です。返事のメールを書いてください。 決まり ・最初におわびを書く ・返事の要点に書いていないこと（約束・値引き・理由・日付）は書かない。どうしても必要なら【要確認】と書いて空けておく ・言い訳はしない ・250字くらいまで （ここに受け取ったメールと返事の要点を貼る）
答えは「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」とおわびから入り、要点の5つが全部入っていました。
言い訳も、要点にない約束や値引きも入っていません。
苦情への返事は、AIが親切のつもりで「今後は徹底いたします」のような約束を足しやすいメールなので、「要点にないことは書かない」の1行が効きます。
取引先からのメールに返すときは「おわびは要りません」
取引先からの連絡に返すときも、同じチャットで続けて頼めます。
おわびの決まりだけ外します。
次は取引先からのメールです。同じ決まりで、返事を書いてください。おわびは要りません。 （ここに受け取ったメールと返事の要点を貼る）
動画では、B社からの「断熱材の入荷が12月3日になります」という連絡に、知らせてくれたお礼・12月3日で分かった・お客さんにはこちらから伝える・12月4日の午前に現場へ直接届けてもらえるか、の要点で返しました。
答えは連絡のお礼から入り、聞きたいことがはっきりした短いメールになりました。
AIのメールでよくある失敗4つは一言で直す
AIが書いたメールでよくある失敗は、長すぎる・かたすぎる・敬語がくどい・約束が増えている、の4つで、どれも出てきたメールの下に一言送れば直ります。
最初から完ぺきなプロンプトを作るより、出てきたものを見て一言で直すほうが早いです。
失敗ごとの直しの一言（コピー用）
| よくある失敗 | 直しの一言 |
|---|---|
| 長すぎる | 3行くらいに短くしてください。日付と数は消さないでください。 |
| かたすぎる | いつもやりとりしている相手なので、もう少しやわらかくしてください。 |
| 敬語がくどい | 二重敬語と「させていただきます」が続く所を、ふつうの敬語に直してください。 |
| 約束が増えている | 返事の要点にない約束（「徹底します」など）は消してください。 |
「短くして」とだけ言うと、日付や数まで消えることがあります。
短くしてもらうときは「日付と数は消さないでください」まで付けてください。
「3行くらいに」でB社への返事を短くした例
動画では、B社への返事の下に「3行くらいに短くしてください。
日付と数は消さないでください。
」と送りました。
あいさつの前置きがなくなって本文が3行になり、12月3日の入荷、12月4日の午前中に届けてほしいこと、顧客D様にはこちらから伝えることは、どれも残っていました。
今回は苦情への返事に約束が入らなかったので「短く」を試しましたが、約束が入っていたら4つ目の一言を送ってください。
現場からはスマホの音声入力でメモを送ってメールにする
パソコンの前にいないときは、スマホの音声入力でメモをしゃべって送るだけでメールになります。
スマホでChatGPTなどのアプリを開き、キーボードのマイクのボタンを押してメモを話します。
「えーと」が入っても、句読点がなくてもかまいません。
音声入力のメモとプロンプト（コピー用）
動画で使ったのは、現場の森さんが雨で屋根の修理を延ばしたいときに話した、次のようなメモです。
えーと顧客B様にメールお願いします 11月19日の木曜の屋根の修理なんですけど雨の予報なんで延ばしたいです 代わりは24日の火曜か25日の水曜 どっちでもいいんで11月18日水曜の夕方までに返事もらえると助かります あ 雨漏りがひどくなったらその前でもすぐ行くって入れといてください ブルーシートはかけたままで大丈夫です 森でした
このメモを、次のプロンプトの下に貼って送ります。
下は、現場の担当がスマホの音声入力で話したメモです。 このメモから、お客さんへのメールを1通書いてください。 決まり ・メモに書いていないことは書かない。どうしても必要なら【要確認】と書いて空けておく ・お客さんが、どちらの日がいいかだけ返せばいい形にする ・250字くらいまで （ここに音声入力のメモを貼る）
答えは、代わりの日が「11月24日（火）または25日（水）」、返事の期限が「11月18日（水）の夕方まで」と、話したとおりでした。
雨漏りがひどくなったらすぐ伺うこと、ブルーシートはそのままでいいことも入っています。
日付と曜日も一緒にしゃべっておく
しゃべるときは「明日」「あさって」ではなく、「11月19日の木曜」のように日付と曜日を言っておくと、AIが日にちをまちがえにくくなります。
今回は日付も曜日もずれていませんでしたが、AIは曜日をまちがえることがあるので、送る前には必ず自分の目で見てください。
毎回貼らずに済む設定（ChatGPTのプロジェクト・GeminiのGem・Claudeのプロジェクト）
毎回同じ決まりを貼るのが面倒なら、決まりをAIに覚えさせておく設定を使います。
ChatGPTは「プロジェクト」、Geminiは「Gem」、Claudeも「プロジェクト」で、名前はちがってもやることは同じです。
指示の欄に「いつもの決まり」を一度書いておけば、次からはメモを貼るだけで、その決まりどおりに書いてくれます。
ChatGPTのプロジェクトは無料版でも作れます（OpenAIのヘルプ「Projects in ChatGPT」）。
Claudeのプロジェクトも無料のアカウントで使えます（Anthropicのヘルプ）。
どちらも作れる数には上限があるので、たくさん作る人は気をつけてください。
GeminiのGemは、無料版の画面で作れました（2026年11月の撮影時）。
指示の欄に入れる「いつもの決まり」（コピー用）
動画で使ってきた決まりを1つにまとめたものです。
3つのAIとも、同じ文を入れました。
あなたは工務店の営業担当・高橋のメールの下書き係です。 こちらがメモ（相手・用件・入れること）を貼ったら、メールを1通書いてください。 決まり ・件名を付ける。件名だけで用件が分かるようにする ・最初に用件を書く。あいさつの前置きは1行まで ・メモに書いていないこと（理由・約束・金額・日付・割合）は書かない。どうしても必要なら【要確認】と書いて空けておく ・日付と曜日、数と金額は、メモに書いてあるとおりに書く ・会社名と人の名前は、メモの記号（B社・N様など）のまま書く ・「させていただきます」は1通に1回まで。二重敬語は使わない ・取引先には300字くらいまで、お客さんには少しやわらかく ・最後に「メモにないことを足した所」を1行で書く（なければ「なし」）
最後の行の「メモにないことを足した所を1行で書く」を入れておくと、送る前の確かめが楽になります。
「高橋」「工務店」は、自分の名前と仕事に書きかえてください。
ChatGPTのプロジェクトの使い方
- 左のメニューの「プロジェクト」の横の「＋」を押す
- プロジェクト名（動画では「取引先メール」）を入れて「プロジェクトを作成」を押す
- プロジェクトの右上の「…」から「プロジェクト設定」を開く
- 「指示」の欄に、いつもの決まりを貼って「保存」を押す
- プロジェクトの中の新しいチャットに、メモだけを貼って送る
プロジェクトの中で年末年始の休業のお知らせのメモを貼って送ると、決まりを1つも貼っていないのに、休みの日にち・年内の受付の締め切り・休み中は森の携帯へ、と決まりどおりに書いてくれました。
携帯の番号も勝手に作らず、【電話番号】と空けてありました。
最後の行には「メモにないことを足した所」として、「誠に勝手ながら」と「来年もどうぞよろしくお願いいたします」が書き出されていました。
どちらもあいさつの言葉なので、残すかどうかはここを見て自分で決められます。
GeminiのGemの作り方
- 「Gem マネージャー」を開き、マイ Gem の「Gem を作成」を押す
- 「名前」に「取引先メール」、「カスタム指示」の欄にいつもの決まりを貼る
- 「保存」を押すと「Gem「取引先メール」を作成しました」と出るので、「チャットを開始」を押す
- 作ったGemの中で、メモだけを貼って送る
撮影のとき、Geminiの画面の上には「2026年11月17日より、Gem がスキルに」というお知らせが出ていました。
名前が変わる予定があるようなので、画面の名前がちがっていたら、そちらに合わせてください。
答えの最後の行は「足した所：署名の森の携帯番号（【要確認】と表記）」で、番号は作らずに空けたことを書いていました。
Claudeのプロジェクトの使い方
- 「プロジェクト」の一覧で、右上の「新規プロジェクト」を押す
- 名前を「取引先メール」にして「プロジェクトを作成」を押す
- 右側の「指示」の「追加」を押し、いつもの決まりを貼って「指示を保存」を押す
- プロジェクトの中で、メモだけを貼って送る
Claudeの答えも決まりどおりで、最後の行には結びのあいさつと、署名の会社名と連絡先の枠を足した、と書かれていました。
会社名と森の番号は【要確認】で空けてありました。
営業の人も事務の人も同じ決まりで書けば、会社から出るメールの書き方がだいたいそろうのも、この設定のいい所です。
AIが書いたメールを送る前の3つのチェック
AIが書いたメールは、そのまま送らずに「約束・数字・名前」の3つを確かめてから送ります。
メモを渡しても、AIは親切のつもりで足してしまうことがあるからです。
| チェック | 見る所 |
|---|---|
| 1. 約束・理由 | メモにない約束や理由が入っていないか。とくにおわびと苦情への返事 |
| 2. 日付・曜日・数字 | 数字の入れかわり、曜日のずれ、金額のけた。年をまたぐお知らせは年も |
| 3. 名前 | 記号を本当の名前に戻したか。ほかのメールの会社名が混ざっていないか |
メモにないことをAIに一覧にさせる
1つ目の約束・理由は、AIに自分で確かめさせることもできます。
最初に7通書いたチャットに戻って、続けて次のプロンプトを送ります。
いま書いた7通を、メモと見比べてください。 メモに書いていないこと（理由・約束・お願い・日付・会社名）が入っている所があれば、 「何通目の・どの文か」を一覧にしてください。直すのは、一覧を見てからこちらで決めます。
動画の一覧では、「弊社」「ぜひ」「予定」のようなちょっとした言い回しがほとんどで、その中に値上げのお知らせの「2027年1月1日」もちゃんと拾われていました。
確認結果には「メモにない会社名・金額・約束の追加：ありません」とあり、文章の書き換えはしていない、とも書かれていました。
直すかどうかは一覧を見て自分で決め、数字と曜日は自分の目でも見てください。
名前はメモ帳の置換で本当の名前に戻す
3つ目の名前は、メモ帳の置換で戻すと取りこぼしがありません。
短いメールなら、目で見て手で直したほうが早いこともあります。
- AIが書いたメールをメモ帳に貼る
- Ctrl+Hで「置換」を開き、「B社」を本当の会社名にして「すべて置換」を押す
- 「N様」も同じように本当の名前に「すべて置換」する
- Ctrl+Fで「B社」「N様」を探し、見つからないことを確かめる
よくある質問
ビジネスメールのAI作成は無料版でもできる？
できます。
動画ではChatGPTとGeminiは無料版で、メモを貼ってメールを書かせるところから、プロジェクトやGemの設定まで行いました。
Claudeは有料版の画面でしたが、メモを貼って頼むのも、プロジェクトも無料のアカウントで使えると公式のヘルプに書かれています。
取引先の名前をAIに入れても大丈夫？
会社のルールで入れていいと決まっていないなら、「B社のN様」のように記号で書かせて、送る前に自分で本当の名前に戻すと安心です。
AIの設定によっては、入れた内容がAIの学習に使われることがあるからです。
記号のままでも、メールの中身は変わりません。
AIのメール作成はChatGPT・Gemini・Claudeのどれがいい？
今回の比べ方では、どれも3点メモと「メモにないことは書かない」で使えるメールになりました。
答えは毎回少しずつ変わるので、いつも使っているAIで大丈夫です。
迷ったら同じメモを2つのAIに渡して、読みやすいほうを選んでください。
AIが書いたメールはそのまま送っていい？
そのまま送らずに、約束・数字・名前の3つを確かめてから送ってください。
メモを渡していても、今回の「2027年」のように、AIが年や言い回しを足すことがあります。
日付と曜日は、とくに自分の目で見てください。
「させていただきます」が多いときはどうする？
出てきたメールの下に「二重敬語と『させていただきます』が続く所を、ふつうの敬語に直してください」と送れば直ります。
毎回のことなら、いつもの決まりに「『させていただきます』は1通に1回まで。
二重敬語は使わない」と入れておくと、最初から出にくくなります。
年末年始の休業のお知らせメールもAIで作れる？
作れます。
休みの日にち、年内の受付の締め切り、休み中の急ぎの連絡先、1年のお礼をメモにして渡すだけです。
動画では、プロジェクト・Gemの中でこのメモを貼り、3つのAIとも休みの日にちと連絡先をメモどおりに書き、携帯の番号は作らずに空けていました。
メールの返信もChatGPTに頼める？
頼めます。
相手のメールの名前・会社名を記号にし、署名の電話番号やメールアドレスを消してから貼り、その下に返事の要点を3行くらい自分で書きます。
何をするかを決めるのは自分で、AIには言い回しだけを任せてください。
まとめ
| やりたいこと | やること |
|---|---|
| 取引先やお客さんへのメールを書く | 「相手・用件・入れること」の3点メモに「メモにないことは書かない」を付けて渡す |
| 受け取ったメールに返す | 名前を記号にし、署名を消して貼る。返事の要点は自分で書く |
| 長い・かたい・くどいを直す | 出てきたメールの下に、直しの一言を送る |
| 毎回の貼り付けをなくす | プロジェクト・Gemの指示の欄に「いつもの決まり」を一度だけ入れる |
| 送る前に確かめる | 約束・数字・名前の3つを見る。名前はメモ帳の置換で戻す |
ビジネスメールをAIで書くときは、文章を考えるのをやめて、3点メモを書くことだけに集中すれば、気が重いメールほど早く送れるようになります。
プロンプトといつもの決まりはこの記事からコピーして、まずは12月の年末のあいさつのメールから試してみてください。
参考にした公式情報：
